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高级秘书、助理、行政人员技能提升

 时间地点: 2018-7-20 至 2018-7-21  苏州      授课讲师专家
 学习费用: 3280 元/位
 培训对象: 企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。
 课程信息:        
  【课程费用】:3280元/人

【课程背景】

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多,却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难 “想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程;为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过二天的集中训练,全方位提升行政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧。

【课程目标】

1. 明确各级行政管理人员的职业发展方向;
2. 学会编写自己的岗位说明;
3. 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识;
4. 学会奠定非领导的“领导”地位;
5. 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平;
6. 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率;
7. 规范文档管理为企业运营发挥重要作用;
8. 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力;
9. 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧;
10.了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象。


【课程大纲】

第一部分 职业素养

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1. 秘书/助理人员的自我角色定位
① 初级秘书/助理:事务性文员
② 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
③ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理
  视频:
  现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2. 优秀秘书/助理人员的胜任素质
① 如何提升秘书/助理人员的素质
② 优秀秘书与一般秘书的差异
 案例分析:

二、秘书/助理的职业生涯规划
1. 什么是职业生涯规划?
2. 为何要进行个人职业生涯规划?
① 分析自我,确立人生的方向
② 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
③ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3. 职业生涯规划的简单步骤
① 掌握SWOT分析工具进行自我分析
② 运用“5W提问”法进行自我分析
What I am? 我是什么样的人?
What I want? 我想要什么?
What I can do? 我能做什么?
What fit I most? 什么是最适合我?
What I can choose?我能够选择什么?
走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范
1. 塑造良好的个人职场形象
① 着装的TOP原则
② “拒绝”着装败笔——着装误区
③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
案例:
2. 基本商务礼仪
办公室礼仪/接待礼仪/电话礼仪与应对技巧
现场演示

四、办公室5S管理
1. 5S的概念
2. 推行5S的重要性
3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
 现场模拟
快速掌握5S技巧。

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧
1. 时间管理的误区
2. 时间管理的原则
① 目标管理与80/20法则
② 缓急轻重的优先管理
③ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
5. 上级的时间管理与安排
6. 自我情绪控制与压力管理
7. 上司出差日程管理与工作计划
小组讨论:

二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作:会前准备/会中协助/会后整理
3. 会议座次安排的学问
练习
案例

三、信息、文档管理与运用
1. 信息收集
① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
② 收集信息工作的三个诀窍
③ 信息的查实及传递
④ 信息的储存与保密
2. 文档管理
① 文档分类及储存的工作规范
② 文档查阅及分装的工作规范
③ 文档销毁及保密的工作规范
案例

四、行政公文写作技巧与处理实务
1. 行政公文写作的基本要求
2. 行政公文的格式
3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例
① 通用公文:报告/请示/批复/函/决定/公告/通告
② 事务公文:工作计划/工作总结/会议纪要
③ 礼仪文书:请柬/介绍信/推荐信
案例分享
撰写初稿练习

第三部分 统筹管理篇


一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1. 成功沟通的秘诀
① 学会聆听:不轻易打断对方的话
② 怎样反问:了解对方的需求
③ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是
④ 表明立场:拒绝的艺术
⑤ 提出解决方案:提出2-3个解决方案
案例
2. 有效沟通过程及环节
① 信息发送、接收、反馈
② 有效发送的技巧
现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3. 认识你的沟通对象
① 与上级沟通的原则
② 与各种性格的领导打交道技巧
③ 跨部门的沟通技巧
游戏

二、行政管理人员办公室事务管理
1. 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
2. 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
3. 员工安全和保密工作
4. 公共关系管理
全景案例
案例

三、事物性项目性工作的组织管理
1. 事务工作有哪些
2. 学会列事务清单
3. 用项目计划管理工作
沙盘演练

四、课程分享:我学到了什么?

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